bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip

Penyortitran merupakan proses memisah-misahkan arsip sesuai dengan klasifikasi isi arsip tersebut, sehingga pada saat penyimpanan nanti semua arsip akan bertempat didalam area yang sama dalam satu jenis arsip. Penyimpanan, proses penyimpanan arsip kedalam lemari arsip sesuai dengan kategori ataupun klasifikasi informasi yang terkandung didalamnya. 1 Pemeriksaan. Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah "siap untuk disimpan" maka surat tersebut harus dimintakan dulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada langkahini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat penggunaanjadwal pembuangan untuk menentukan kapan dan bagaimana berbagai jenis arsip harus disimpan. menyimpan berkas (fisik) pada lemari arsip (filing cabinet), map ordner, dan sebagainya Prosedur pemusnahan arsip dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1) Membentuk panitia penilai arsip yang terdiri dari pimpinan unit denganjudul "Prosedur Penyimpanan Arsip Pada PT. Triteguh Manunggal Sejati Kabupaten Kampar". 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan maka dapat dirumuskan permasalahannya yaitu "Bagaimana prosedur penyimpanan arsip pada PT. Triteguh Manunggal Sejati?". 1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan a. Tujuan https://groups.google.com/g/nunutv/c/PaJewvBHC3o. Inilah tata cara dan prosedur penyimpanan arsip, Prosedur penyimpanan yaitu langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada 2dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses File pending dan juga penyimpanan warkat yang sudah di proses FileTetap. Arsip yaitu rekaman kegiatan ataupun peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi. Dan juga komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan. Perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan juga perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Kearsipan merupakan penyimpanan warkat filing yaitu kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan juga tata cara yang telah ditentukan. Sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat filing yaitu pengambilan warkat finding. Berikut Tata Cara Dan Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan merupakan sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja. Penyimpanan dapat diciptakan dan juga penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya yaitu penyimpanan berdasarkan kata-tangkap caption dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun juga angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan juga urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad yaitu sistem mana sering disebut sistem abjad, sistem geografis, dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan juga sistem subjek numerik. 1. Penyimpanan sementarafile pending Inilah tata cara dan prosedur penyimpanan arsip, File pending atau pun file tindak lanjut follow-up file merupakan file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan pula. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan juga 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk guide bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan ke dalam map di bawah bulan dan juga tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan tersebut. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip atau filing cabinet yang dipergunakan. kebetulan saja, lemari arsip milik penulis berada didekat alat peras jeruk. 2. Penyimpanan tetapfile permanen Inilah tata cara dan prosedur penyimpanan arsip, Umumnya kantor-kantor yang kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau pun warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kan kalau sudah sampai ke penyimpanan. Kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan juga petugas filing. Berikut Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai berikut Amsyah, 20085 1. Pemeriksaan Arsip Inilah tata cara dan prosedur penyimpanan arsip adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian. Bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan juga kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan. Maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan telah hilang. 2. Mengindeks Arsip Inilah tata cara dan prosedur penyimpanan arsip dengan cara Mengindeks. Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau pun subjek apa, kata tangkap lainnya surat akan disimpan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan juga nama individu untuk jenis surat keluar. Demikian surat masuk dan juga surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama. 3. Memberi Tanda Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan cara memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks. Dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan juga disimpan, di samping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda kode penyimpanan yang sudah ada tersebut. Prosedur Penyimpanan Arsip Berdasarkan Sistem Tanggal Sistem penyimpanan sistem tanggal harus dilakukan dengan memperhatikan tanggal surat setiap surat yang masuk dan tanggal surat dari setiap surat yang akan dikirim ke luar. Ketelitian membaca tanggal, bulan, dan tahun dari setiap surat merupakan kunci keberhasilan sistem ini, setiap kesalahan karena petugas yang kurang teliti petugas akan memakan banyak tenaga, waktu, dan biaya. Dalam sistem penyimpanan ini arsip bisa disimpan di pusat arsip sentralisasi atau di unit kerja masing-masing desentralisasi atau campuran. Hal tersebut tidak menjadi masalah, tetapi prosedur yang dilaksanakan adalah sama yaitu a Penampungan Arsip hasil penciptaan maupun penerimaan dari unit sendiri maupun yang diterima dari luar unit dikumpulkan berdasarkan tanggal dari setiap bulannya dan diproses untuk disimpan. b Penelitian Arsip yang telah terkumpul diteliti sehingga ditemukan tanda bahwa arsip siap disimpan. Arsip tidak akan disimpan sebelum isinya dicatat oleh petugas yang berwenang. Petugas arsip harus memastikan bahwa arsip tersebut telah ditangani dengan hati-hati; dicatat sesuai dengan tanggal yang tepat. Penyimpanan arsip sebelum dicatat akan menyebabkan kesalahan yang tidak dapat diperbaiki dan merugikan kegiatan perusahaan. Apalagi bila arsip tersebut sampai tidak ditindaklanjuti oleh pejabat yang berwenang. Karena itu prosedur pertama yang harus dilakukan adalah “memastikan arsip yang akan disimpan tersebut apakah telah memenuhi aturan penyimpanan yang telah disetujui oleh penanggung jawabnya”. c Pengindeksan Arsip yang siap disimpan kemudian diindeks sesuai asal arsip. Sebelum disimpan, terlebih dahulu arsip dibaca untuk menentukan tempat penyimpanannya. Proses ini disebut pengindeks-an atau pengklasifikasian. Penentuan indeks berarti penentuan pemberian kode sebagai dasar penyimpanan. Agar pemberian indeks dilakukan dengan tepat, beberapa aturan di bawah ini perlu diperhatikan. d Pengkodean Hasil indeks arsip diberi kode dan menjadi dasar penyimpanan arsip tersebut. Pengkodean juga dapat diartikan sebagai pemberian tanda pada arsip yang mengindikasikan penyimpanannya dalam file. Agar dapat memberi kode yang tepat, seperangkat aturan dalam penyimpanan sistem tanggal harus diikuti. Bila arsip siap disimpan, maka arsip akan diberi tanda atau kode tempat penyimpanan. Bila hal tersebut telah dilakukan maka petugas tinggal membaca sekilas atas mengindeks isi surat guna konfirmasi pemberian kode tersebut. Bila ada kata yang penting, pembuatan tunjuk silang dilakukan saat itu juga. Pemberian kode yang tepat akan menghemat waktu pada saat akan menyimpan kembali arsip. Pemberian kode harus hati-hati dan konsisten, bila dilakukan secara tergesa-gesa hanya akan berakibat kesalahan. e Penyortiran Setelah penetapan kode, surat disortir sesuai dengan kode penyimpanan. Penyortiran dapat diartikan pula sebagai tindakan menyusun berkas secara urut tanggal. Di sebagian besar instansi penyortiran adalah langkah awal sebelum pemberkasan. Penyortiran sangat penting dilakukan segera mungkin setelah pemberian kode, agar pemberkasan tidak tertunda. Bila kegiatan penyortiran ditunda hingga kegiatan pemberian kode selesai maka itu berarti melakukan pekerjaan dua kali, dan itu memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak. Setelah dikode berkas langsung disortir sesuai dengan tempat atau kelompok yang sama. Contoh bulan Januari yang terdiri atas tanggal 1 tanggal 31 dijadikan satu kelompok, surat yang diterima dan dibuat bulan Pebruari dikumpulkan menjadi satu, dan seterusnya. Bila kegiatan penyortiran ditunda hingga semua kegiatan pemberian kode selesai, arsip akan disimpan dalam tumpukan yang tidak teratur. Maka setelah arsip disortir secara garis besar rough sorting menjadi kelompok-kelompok tanggal, lalu dipisahkan berdasarkan kelompok tanggal bulan dan tahun masing-masing untuk penyimpanan sementara. Kegiatan ini selanjutnya disebut fine sorting. Setelah semua dikelompokkan pada bagiannya masing-masing, berkas ini siap untuk disimpan dan dipindahkan ke tempat penyimpanan f Penyimpanan Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting dalam kegiatan kantor yaitu menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya. Kesalahan penyimpanan berarti kehilangan arsip berarti kehilangan waktu, uang, dan ketenangan sewaktu pencarian arsip. Penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan hal-hal berikut 1 Singkirkan benda yang merusak arsip seperti pin, klip, dan lain-lain; 2 Sebelum arsip dimasukkan dalam folder, folder sebaiknya ditarik ke atas dulu; petugas sebaiknya menghindari menarik folder dengan memegang tab, sebab bila hal ini terulang terus dapat membuat tab rusak dan arsip mungkin terselip di luar folder; 3 setiap arsip ditempatkan pada folder dengan bagian atas di sebelah tepi kiri, ketika arsip diambil dari tempat penyimpanan folder dibuka seperti membuka buku dari tepi tab ke arah kanan, yang dibuka langsung pada posisi siap dibaca; 4 Arsip-arsip paling kanan pada folder tanggal awal selalu ditempatkan di posisi paling atas ketika folder dibuka, arsip paling tua ada di paling belakang. Arsip yang diambil dipinjam ketika dikembalikan harus disusun secara kronologis semacam itu, tidak berdasar penting tidaknya isi arsip; 5 Arsip yang disimpan dalam folder masalah/subjek application folder pertama ditata berdasarkan bulan kemudian berdasar tanggal. Bila dalam penyimpanan arsip terdapat tanggal yang sama, maka penyimpanannya diatur berdasarkan Tanggal. Contoh Pada tanggal 15 Maret 2013 diterima delapan surat yang berasal dari Anton, Chaterina, Budi, Erman, Fransiska, Joko, Ambar, Elya, penyimpanan surat diletakkan di laci tahun 2013, Guide tab bulan Maret dan pada map tanggal 15 dengan urutan sebagai berikut 1. Ambar. 2. Anton. 3. Budi. 4. Chaterina. 5. Elya. 6. Erman. 7. Fransiska. 8. Joko. Arsip adalah setiap catatan record atau warkat yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas kartu, formulir, kertas film slide, film-strip, mikro film, komputer pita tape, piringan, rekaman, disket, kertas photocopy dan lain-lain. Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kartas, kertas film celluloid, dan media komputer disket, pita magnetik dan sebagainya. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, pengertian arsip adalah Depkes, 1971 43 Naskah-naskah yang di buat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima olah Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Jenis-jenis Arsip Ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan, terdapat dua jenis arsip, yaitu Depkes, 197143 Arsip otentik. Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta bukan fotokopi atau film sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan, arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. Arsip tidak otentik. Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran output atau print-out komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya. Sistem Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-tangkap caption dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem mana sering disebut sistem abjad, sistem geografis, dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik. Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem abjad, sistem numerik sistem geografis dan sistem subjek Amsyah, 2008 71. Prosedur Penyimpanan Arsip Prosedur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses File pending dan penyimpanan warkat yang sudah di proses FileTetap. a. Penyimpanan sementara File pending File pending atau file tindak lanjut follow-up file adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk guide bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip filing cabinet yang dipergunakan. b. Penyimpanan Tetap File Permanen Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filing. Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai berikut Amsyah, 20085 1. Pemeriksaan Arsip Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang. 2. Mengindeks Arsip Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama. 3. Memberi tanda Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan disimpan, di samping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda kode penyimpanan yang sudah ada. 4. Menyortir Arsip Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen, di samping berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad, pengelompokan di dalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem geografis dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah. 5. Menyimpan Arsip Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan lemari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar maka menggunakan penyimpanan modern, surat masuk dan surat keluar dari dan untuk satu koresponen disimpan jadi satu dalam map yang sama dan letaknya berdampingan Amsyah, 2003 63. Daftar Pustaka Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta Gramedia. Amsyah, Z. 2008. Manajemen Kearsipan. Jakarta Gramedia. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971. Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. ABSTRAK Nama Muhammad Rudi Prodi Manajemen Dakwah Judul Teknik Pengarsipan Dokumen Haji Pada Kantor Kementerian Agama Kota Pekanbaru Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui, mendeskripsikan teknik pengarsipan dokumen haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Pekanbaru yang meliputi cara mencatatdan pendistribusian arsip, cara menyimpan arsip, cara memelihara arsip, cara penyusutan arsip. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif. Subyek penelitian ini adalah petugas kearsipan yang menangani arsip inaktif. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah reduksi data, penyajian data, analisis perbandingan dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukan bahwa teknik pengasipan dokumen calon jamaah haji oleh Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umroh masih dilakukan secara manual yang dilakukan dengan serangkaian kegiatan mulai dari pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan,dan penyusutan. Seksi penyel...

bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip